Les obligations administratives des ACCA

 
 
Les ACCA sont soumises à la tutelle du Préfet.
La tutelle préfectorale impose aux ACCA des règles d’organisation et de fonctionnement spécifiques ainsi que des obligations administratives à remplir.

1. L’assemblée générale

Convocation de l’assemblée générale

Une assemblée générale doit être organisée au moins une fois par an au cours du deuxième trimestre.
Le conseil d’administration se réunit préalablement afin de fixer l’ordre de l’assemblée générale.
La convocation et l’ordre du jour doivent être affichés à la porte de la mairie 10 jours avant la date fixée pour l’assemblée générale, sous peine de nullité. Des distribution de convocations individuelles se ne substituent pas à cette procédure obligatoire.
 
Les délibérations de l’assemblée générale sont consignées dans un procès verbal. Ce dernier fait foi jusqu’à preuve du contraire en cas de litige. Il doit être produit à toute demande de l’autorité de tutelle.
 
L’assemblée générale procède à l’élection ou renouvellement du conseil d’administration.

Ordre du jour de l’assemblée générale

Il est fixé par le conseil d’administration et doit figurer sur la convocation.

Doivent obligatoirement être inscrit à l’ordre du jour les points suivants :

Le rapport moral du Président
Le rapport financier de l’année écoulée, présenté par le trésorier
L’approbation des comptes
L’approbation du budget prévisionnel, et les cotisations pour l’année suivante
Le renouvellement du tiers sortant du conseil d’administration
Les règlements intérieur et de chasse
Les points que le conseil d’administration a jugé de la compétence exclusive de l’assemblée générale
Les questions diverses.

2. Les archives

Toute ACCA doit posséder dans ses archives :

L’arrêté préfectoral portant agrément de l’association. La date de ce document marque le départ des périodes quinquennales concernant les retraits de terrains de l’ACCA
L’arrêté préfectoral des terrains soumis à l’action de l’association, ainsi que tous les arrêtés le modifiant
Les statuts
Les règlements intérieur et de chasse
La liste des membres de l’association
Les délibérations de l’assemblée générale et du conseil d’administration
Le livre de compte.

D’autre part, toute ACCA doit tenir à la disposition de ses membres ou toute personne intéressée, à son siège social :
un état de ses membres
la liste des parcelles composant le territoire de chasse de la société
les statuts et les règlements intérieur et de chasse.

Ces documents doivent être tenus à jour.

 3. Le fonctionnement administratif de l'ACCA
 
 Les statuts
 
 C’est le texte qui fixe le cadre et les règles de fonctionnement de l’association.

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  Le règlement intérieur
 
C’est le document qui détermine les droits et obligations des sociétaires. Il organise également la vie interne, sociale, et administrative de l’association. 

> Modèle de règlement intérieur - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,04 Mb

  Le règlement de chasse
 
C’est le document qui réglemente les conditions dans lesquelles l’exercice de la chasse doit être pratiqué. C’est pourquoi, la sécurité, le respect des propriétés et cultures, la gestion cynégétique, la discipline et les sanctions sont consignés dans ce document.
 

> Modèle de règlement de chasse - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,70 Mb

 
 4. La tutelle de l'ACCA

Le contrôle administratif (code de l'environnement)
 
Toute modification apportée aux statuts et règlements intérieur ou de chasse doit obligatoirement être soumise à l’approbation du Préfet, dont la délégation a été donnée au DDTDirection Départementale des Territoires. Ces documents une fois approuvés par la DDTDirection Départementale des Territoires doivent être transmis aussi à la Fédération Départementale des chasseurs.
 
La DDTDirection Départementale des Territoires doit également être destinataire :

 du procès verbal des assemblées générales
 de toute modification du conseil d’administration ou du bureau.
 
Le Président de l’ACCA doit présenter ces documents dès lors qu’ils sont demandés au titre du contrôle effectué dans le cadre de la tutelle préfectorale.
 
Les déclarations à souscrire à la Préfecture (loi 1901 sur les associations)

Toute modification des statuts, de la composition du conseil d’administration ou du bureau, doit être déclarée en échange d’un récépissé à la préfecture :
 
Monsieur le Préfet du Territoire de Belfort
Bureau du cabinet - Affaires réglementaires -greffe des associations
1 rue Bartholdi
90020 BELFORT cedex
 
 A défaut de cette déclaration, les changements du conseil d’administration et du bureau ainsi que les décision prises ne peuvent être opposés aux tiers.
 
 Par ailleurs les dirigeants fautifs encourent des sanctions pénales (article 8 de la Loi de 1901).
 

Les ACCA ont obligation de tenir un registre spécial qui doit être coté et paraphé sur chaque page (article 5 de la Loi de 1901). Lors de la création de l’ACCA, ce registre a été déposé à la mairie, siège de l’association. Il y est transcrit les modifications intervenues dans l’administration, la gestion ou les statuts de l’association. Il comporte par ailleurs, les numéros des récépissés délivrés par la préfecture ou sous-préfectures lors des déclarations modificatives. Ce registre mis à jour régulièrement, reste au siège de l’ACCA.
 

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